תכנון והקצאת משאבים כספיים בהתאם ליעדי החברה או הפרויקט – התקציב משמש ככלי ניהולי המסייע לחזות הכנסות והוצאות, לקבוע סדרי עדיפויות ולתכנן את הפעילות הכלכלית לתקופה מוגדרת. תהליך תכנון התקציב כולל איסוף נתונים, הערכת צרכים, קביעת יעדים כספיים והגדרת מסגרות תקציביות לכל תחום פעילות. התכנון התקציבי מאפשר לארגון להקצות משאבים בהתאם ליעדיו.
בקרה תקציבית היא המעקב השוטף אחר ביצועי הארגון ביחס לתקציב שנקבע. בקרה תקציבית שוטפת מאפשרת לזהות פערים בין התכנון לביצוע, להבין את הסיבות להם ולקבל החלטות מושכלות כדי למנוע חריגות מיותרות ולשפר את הסיכוי לעמוד ביעדים העסקיים לפני שהבעיות הופכות למשמעותיות.
ללא בקרה תקציבית שוטפת, אין דרך לדעת האם הפעילות בפועל תואמת את התכנון, האם קיימות חריגות, והאם נדרש לבצע התאמות בזמן אמת. בלי הבקרה, לעיתים מגלים את החריגה רק בסוף התקופה, כשכבר קשה יותר לתקן.
שילוב נכון בין הכנת התקציב לבין בקרה תקציבית שוטפת תורם לניהול פיננסי אחראי, להגברת היעילות הארגונית ולהשגת יעדים עסקיים לאורך זמן. כך ניתן לשמור על יציבות פיננסית.