ניהול כספים במיקור חוץ: מה כולל השירות ולמי הוא מתאים

ניהול כספים במיקור חוץ: המדריך לבעלי עסקים

בעסקים רבים מגיע שלב שבו בעל העסק מרגיש שהוא כבר לא יכול לנהל את הכספים לבד, אבל גם אין הצדקה להעסיק סמנכ״ל כספים במשרה מלאה. בדיוק לנקודה הזו נועד ניהול כספים במיקור חוץ: ליווי פיננסי מקצועי ושוטף, בהיקף שמתאים לגודל העסק ולצרכיו.

במאמר נסביר מה כולל השירות, במה הוא שונה מהעבודה של רואה החשבון של העסק, ואיך יודעים שהגיע הזמן להכניס סמנכ״ל כספים במיקור חוץ לתמונה.

מה זה ניהול כספים במיקור חוץ

ניהול כספים במיקור חוץ, שנקרא גם CFO במיקור חוץ, הוא מודל שבו איש מקצוע פיננסי בכיר מלווה את העסק באופן קבוע, אבל לא כעובד במשרה מלאה. הליווי יכול להיות בהיקף של כמה ימים בחודש, פגישות קבועות או זמינות לפי צורך, וכולל את אותם תחומים שבהם עוסק סמנכ״ל כספים בחברה גדולה: תכנון, בקרה, ניתוח ותמיכה בקבלת החלטות.

מה כולל השירות בפועל

ההיקף משתנה מעסק לעסק, אבל ברוב המקרים הליווי כולל את התחומים הבאים:

• תכנון תקציב ובקרה תקציבית: בניית תקציב שנתי ומעקב חודשי אחר ביצוע מול תכנון. להרחבה: תכנון תקציב ובקרה תקציבית.
• ניהול תזרים מזומנים: תחזית תזרים, זיהוי פערים מראש והיערכות בזמן. להרחבה: ניהול תזרים מזומנים.
• ניתוח רווחיות: הבנה אילו מוצרים, שירותים ולקוחות באמת מרוויחים.
• דוחות ניהוליים: תמונת מצב חודשית ברורה, בשפה שבעל העסק מבין.
• ליווי החלטות: השקעות, גיוס עובדים, תמחור, כניסה לפעילות חדשה או גיוס אשראי.

במה זה שונה מרואה החשבון של העסק

רואה החשבון של העסק עוסק בעיקר בדיווח: הכנת דוחות כספיים שנתיים, דוחות לרשויות ועמידה בחובות החוקיות. העבודה שלו מסתכלת בעיקר אחורה, על מה שכבר קרה. סמנכ״ל כספים במיקור חוץ מסתכל בעיקר קדימה: מה צפוי לקרות בתזרים, האם העסק עומד ביעדים, ואיזו החלטה כדאי לקבל עכשיו.

שני התפקידים לא מחליפים זה את זה אלא משלימים. הרחבנו על כך במאמר למה לעסק עם רואה חשבון יש עדיין צורך במנהל כספים.

למי ניהול כספים במיקור חוץ מתאים

המודל מתאים במיוחד לעסקים בצמיחה, לחברות קטנות ובינוניות, ולעסקים שעברו שלב מסוים והמורכבות הפיננסית שלהם גדלה. כמה סימנים שכדאי לשים לב אליהם:

• המחזור גדל, אבל לא ברור אם גם הרווח גדל.
• יש חודשים שבהם חסרים מזומנים, למרות שהעסק נראה רווחי.
• החלטות משמעותיות מתקבלות לפי תחושה ולא לפי נתונים.
• אין תקציב שנתי, או שיש תקציב שאף אחד לא בודק.
• בעל העסק מקדיש זמן רב לכספים במקום לניהול ולצמיחה.

היתרונות של המודל

ניסיון בכיר בעלות מותאמת

העסק מקבל ידע וניסיון של איש מקצוע בכיר, בהיקף שמתאים לו, בלי ההתחייבות של משרה מלאה.

מבט חיצוני ואובייקטיבי

מי שמגיע מבחוץ רואה לעיתים דברים שקשה לראות מבפנים, ושואל את השאלות הנכונות.

גמישות

היקף הליווי יכול לגדול או לקטון בהתאם לשלב שבו העסק נמצא.

איך מתחילים

התהליך מתחיל בדרך כלל בפגישת היכרות שבה לומדים את העסק, את הנתונים הקיימים ואת היעדים. לאחר מכן מגדירים יחד את תחומי הליווי, את תדירות הפגישות ואת הדוחות שבעל העסק יקבל. את כל תחומי הליווי אפשר לראות בעמוד שירותי המשרד.

מה כדאי להכין לפני שמתחילים

כדי שהליווי יתחיל ברגל ימין, כדאי לאסוף מראש כמה חומרים בסיסיים. אין צורך שהכול יהיה מסודר ומושלם, כי חלק מהעבודה הוא בדיוק לעשות סדר, אבל ככל שהתמונה מלאה יותר, כך מהר יותר מגיעים לתובנות.

• הדוחות הכספיים של השנה האחרונה ונתוני השנה הנוכחית ככל שקיימים.
• פירוט הכנסות לפי לקוחות או תחומי פעילות.
• רשימת הוצאות קבועות, התחייבויות והלוואות.
• תנאי התשלום המקובלים מול לקוחות ומול ספקים.
• היעדים העסקיים לשנה הקרובה, גם אם הם עדיין כלליים.

איך נראה חודש עבודה טיפוסי

ברוב המקרים החודש נפתח בעדכון הנתונים של החודש הקודם ובהכנת דוח ניהולי. לאחר מכן מתקיימת פגישה עם בעל העסק או עם ההנהלה, שבה עוברים על הביצוע מול התקציב, על תחזית התזרים לחודשים הקרובים ועל החלטות פתוחות. בין הפגישות יש זמינות לשאלות ולבחינת החלטות שעולות תוך כדי, כמו הצעת מחיר גדולה, גיוס עובד או רכישת ציוד.

כך נוצר ממשק קבוע שבו בעל העסק לא נשאר לבד מול המספרים, וההחלטות מתקבלות על בסיס נתונים מעודכנים. עם הזמן, הדוחות והפגישות הופכים לחלק טבעי מניהול העסק, וההיערכות לחודשים הבאים נעשית מראש ולא ברגע האחרון.

שאלות נפוצות

כמה זמן בחודש מקדיש סמנכ״ל כספים במיקור חוץ?

זה תלוי בגודל העסק ובמורכבות שלו. יש עסקים שמסתפקים בפגישה חודשית ודוח ניהולי, ויש כאלה שצריכים כמה ימי עבודה בחודש. ההיקף נקבע יחד בתחילת הדרך ויכול להשתנות.

האם ניהול כספים במיקור חוץ מחליף את רואה החשבון?

לא. רואה החשבון אחראי על הדיווח והדוחות השנתיים, ומנהל הכספים במיקור חוץ אחראי על הניהול הפיננסי השוטף ועל התמיכה בקבלת החלטות. השניים עובדים יחד.

האם השירות מתאים גם לעסק קטן?

כן. דווקא בעסק קטן, שבו לבעל העסק אין זמן לעסוק בכספים לעומק, ליווי פיננסי בהיקף מצומצם יכול לייצר סדר ובהירות.

רוצים לבחון איך זה נראה בעסק שלכם? השאירו פרטים לתיאום שיחת היכרות עם ענת נגר כהן, רואת חשבון וסמנכ״לית כספים.

המידע במאמר הוא כללי ואינו מהווה ייעוץ חשבונאי, מיסויי או פיננסי אישי. כל החלטה עסקית מומלץ לבחון בהתאם לנתוני העסק ולנסיבות הספציפיות, מול איש מקצוע.